|
Bliver du stresset af din indbakke på arbejdet - og føler du, at du bør tage dig af de indkomne mails med det samme? Bliver du oversvømmet af uoverskueligt mange mails?
Rigtigt mange af os føler os som slaver af indbakken. Den har taget styrringen i vores arbejdsliv, fordi vi hele tiden bliver forstyrret af nye mails, hvor vi skal tage stilling eller svare så hurtigt som muligt. Når vi hele tiden bliver afbrudt i vores arbejde, bliver vi stressede, fordi vi så ikke når alle de andre opgaver, som ligger og venter.
En anden stressfaktor ved at kommunikere via mails er, at vi forventer, at mails bliver besvaret i løbet af meget kort tid. Det vil sige, at vi bliver utålmodige eller irriterede, hvis vi ikke modtager svar hurtigt igen.
Og endelig er mails grobund for mange misforståelser og en uendelig mail-
korrespondance. Når vi ikke står ansigt til ansigt, bliver det langt vanskeligere at kommunikere, der kan let opstå misforståelser, og vi bruger mange mails på at formulere noget eller lave en aftale, som kunne ordnes på et split sekund, hvis vi i stedet stod ansigt til ansigt.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
TIPS! - Slip fri af mail stress
Indfør et tidsrum hver dag
hvor det er ok ikke at besvare mail. Det kan være én time om formiddagen og to timer efter frokost. Er det særligt vigtigt, kan dig og dine kollegaer gå hen til hinanden.
Stop mails med cc
Det kan være både stressende og tidskrævende at modtage unødvendige cc-mails. Vurdér grundigt hvor mange personer, der reelt behøver en kopi af mailen.
Skær ned på de interne mails
Undersøgelser har vist, at en utrolig stor andel af de mails, som medarbejdere modtager er interne. Benyt i stedet dét at gå hen til en kollega med en information. Det er mindre stressende og misforståelser, som mails ofte kan forårsage, undgås.
Nej tak til spam
Få hjælp til at oprette spamfilter, så du ikke modtager alverdens ligegyldige mails.
Benyt autosvar
Har du ikke mulighed for at svare på mails, kan du sætte et autosvar op i dit mailprogram. Her kan du lade afsenderen vide, at du ikke svarer på mails her og nu, men at du gør det kl. det og det. Herved giver du dig selv ro til at arbejde samt afsenderen information om, hvornår du svarer tilbage.
Ja tak til mail orden
De fleste mailprogrammer giver mulighed for at katagorisere indbakken. På den måde får du overblik over dine mails og kan hurtigt se, om det er noget, du bør tage dig af nu, eller om det kan vente.
Tid givet godt ud
Afsæt tid til at sætte dig ind i alle de funktioner, som dit mailprogram byder på. Det være sig mulighed for at stoppe spam eller få indkomne mails direkte i flere forskellige emnemapper. Ved at kende alle de funktioner, som dit mailprogram byder på, kan du spare meget tid i det lange løb.
Hvad siger du, chef?
Hvis din arbejdsplads ikke allerede har fælles retningslinier, er det en god idé at få indført gode regler for mail kommunikation.
|
|
 |
|
